Как подписать документ электронной подписью на сайте мой арбитр

Современное законодательство позволяет подавать исковые заявления, жалобы в суд
в электронном виде, подписав их усиленной квалифицированной электронной подписью
(УКЭП).

Подать
документы в суд можно через сайт суда или набрав в поисковике “Электронное
правосудие” и выбрав “Подача процессуальных документов в электронном
виде”.

В
отличие от судов общей юрисдикции, в арбитражный суд можно подать документы без
электронной подписи через систему “Мой арбитр”, но если заявитель просит принять
обеспечительные меры, то необходима будет электронная цифровая подпись
(ЭЦП).

Теперь
о самих подписях: в сети Интернет много недостоверной или неполной информации о
том, как сделать ЭЦП (ЭП) для суда, но найти краткую и достоверную
информацию крайне сложно.

Электронная подпись судами
требуется квалифицированная и усиленная!!! Чем её усилили и кто
её квалифицировал – никто из продавцов не знает. Продают электронную цифровую
подпись удостоверяющие центры (программисты) или их посредники – представители.

Электронная подпись – это
комбинация чисел, саму комбинацию чисел распечатывают на бумаге и называется эта
бумага “сертификат”.

Электронная
подпись записывается на “флешку” (рутокен – флешка с объемом памяти 64 кб),
которая тоже стоит денег.

Чтобы “флешку”
распознавал компьютер, необходимо также купить программу  “КриптоПро”,
сейчас цена этой программульки – 2700 руб. (бессрочная).

Чтобы “подписать”
word-овский или pdf-овский документ электронной подписью, нужна программа
“КриптоАРМ”, сейчас цена этой программульки – 2900 руб. (бессрочная).

Таким образом,
общая стоимость ЭЦП, которая позволяет “подписать и отправить” в суд документы
составляет:

–
оформление сертификата ЭЦП – 1000+ руб. (срок действия 1 год);

–
приобретение “флешки – рутокена” – 1000+ руб. (единоразово);

–
приобретение програмы “КриптоПро” – 2700 руб. (бессрочно);

–
приобретение программы “КриптоАРМ” – 2900 руб. (бессрочно).

Всего: 7600
руб.

Продавцы электронных цифровых подписей в качестве рекламной
акции предоставляют скидки, например, сертификат ЭЦП могут выдать за 900
руб. , а не за 1000+ руб. , интернет-магазин “Озон” продает рутокен за 950
руб. и т.

Если купить
программу “КриптоПро” интегрированную с ЭЦП (продают дешевле), то срок действия
“КриптоПро” будет равен сроку действия электронной подписи (1 год), и “вшитая”
программа “КриптоПро” не будет работать с другими ЭЦП. “Невшитая” программа
“КриптоПро” прикрепляется к компьютеру и позволяет использовать на этом
компьютере разные электронные цифровые подписи.

Программа
“КриптоАРМ” создает саму “электронную подпись” в привязке с word-овским
или pdf-овским документом. Усиленная квалифицированная электронная подпись
(УКЭП) может быть “присоединенная” к документу или “отсоединенная” от
документа. Присоединенная подпись встраивается в документ word или pfd, и
файл увеличивается в размере. Отсоединенная подпись создается в виде
одноименного файла с расширением *. sig (signature – по анг. подпись).

Суды принимают только УКЭП с отсоединенной подписью (до 100
кб)!!! То есть, вначале необходимо прикрепить на сайте “Электронное
правосудие” документ, который необходимо отправить в суд, а затем прикрепляется
одноименный файл с расширением *. sig

В
настройках программы “КриптоАРМ” необходимо указать, что подпись создаётся
“отсоединенная”, кодировка BASE-64, другие настройки не трогаем или изучаем
“Руководство пользователя”.

Очень
много информации есть в Интернете о том, что налоговые органы выдают электронные
цифровые подписи. Из первых рук: да, выдают, да, выдают бесплатно, но выдают
только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (указывается
ЕГРЮЛ/ЕГРИП в ЭЦП), у адвоката (если он ранее не был ИПешником) номера ЕГРИП
нет, соответственно, налоговый орган объективно не может выдать электронную
цифровую подпись. Налоговые органы не выдают бесплатно “рутокен”, не выдают
бесплатно “КриптоПро” и “КриптоАРМ” – всё это нужно покупать
отдельно.

В электронной цифровой
подписи “зашита” информация: ИНН, СНИЛС, поэтому все, кто выдает сертификаты
электронных подписей – все требуют представить им паспорт, ИНН и
СНИЛС.

Сайт “Госуслуги” и
“налог. ру” предоставляют “электронные подписи” бесплатно, как магазин
“ИКЕА” карандаши – “обломыши”. Но “госуслуговская” электронная подпись не
является усиленной и не является квалифицированной, в общем является аналогом
электронного карандаша, подписать этим “карандашом” электронный
документ можно и отправить в суд, а вот принятие такого документы – это на
усмотрение суда.

Из нашей статьи вы узнаете:

Что даёт подпись документа ЭЦП

Ключ сертификата ЭП создаётся методом криптографических преобразований, с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеют только владелец и доверенные лица, указанные в документах.

Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия. ЭЦП используется в следующих случаях:

• подача налоговой декларации в ФНС;
• подтверждение авторства текстового документа;
• заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям;
• подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур;
• ведение внутренней документации;
• согласование включённых в документ данных группой лиц.

Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭЦП.

Регистрация права на подпись проводится через удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.

Что необходимо для использования ЭП

Принцип работы подписи заключается в кодировании документа. Как только нанесена ЭЦП, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть документ, внести в него правки и затем подписать документ электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП.

Порядок работы с документом под ЭЦП:

• Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной.
• В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами.
• Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы.

Подпись наносится не только на документ, созданный в специализированной программе. ЭЦП ставится на продукты AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа документа свои правила работы и внесения ЭП в документ.

Как подписать электронной подписью документ PDF

Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader поможет подписать приложение «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, позволяющий перенести ЭЦП в ПДФ формат. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.

Чтобы подписание ЭЦП было возможно, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. С подписанием документ распознаётся в «КриптоПро».

Инструкция, как поставить подпись:

• Заходите на онлайн портал «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на ПК.
• Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
• Выбираете меню «Подписание».
• В появившемся окне выбираете искомую подпись.
• Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.

Цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.

Порядок действий при подписании файлов в формате PDF

Открываем файл PDF.

Установка расширений PDF.

Выбор действия с Сертификатами.

Выбор места штампа.

Выбор сертификата.

Просмотр сертификата.

Подписываем документы электронной подписью

Простота использования позволяет эффективно вести работу в редакторах, которые наиболее удобны пользователю. Перед работой необходимо проверить, насколько корректно взаимодействуют плагин программы электронной подписи и Word. Справка: в Word создаются трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражные суды, заявления для вуза и т. Аналогично создаются документы в Excel для XLS. Для работы с этим типом файлов необходима установка плагина MSInfopath. Чаще всего он поставляется в пакете с Microsoft Office.

Открываем документ Word. На верхней панели открываем раздел «Файл». В версиях 2007-2010 года пункт спрятан под значком Microsoft Office в верхнем левом углу. В открывшемся перечне нужно кликнуть по блоку «Защита документа». В раскрывшемся меню выбираем строку с названием «Добавить цифровую подпись».

Если к ПК привязано несколько сертификатов, функционал Word подтянет самую последнюю версию подписи. Изменить текущее положение можно в настройках, кликнув на «Изменить».

Заполнив обязательные поля, нажмите кнопку «Подписать». Электронный сертификат соединяется с документом и обеспечивает его защиту.

Подписание документов с помощью ЭЦП

Подписать с помощью ЭЦП электронный документ, созданный в бесплатном офисном пакете OpenOffice, не получится. Он не поддерживает создание подписи в документе с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработка плагина для OpenOffice КриптоПро пока не планируется.

Визирование подписью графических файлов

Электронная печать может применяться на графических файлах. Для работы с ней подходят файловые разрешения BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка. Подпись используется для защиты:

• авторских логотипов;
• заверения скан-копии документа;
• защиты договоров в формате PDF;
• защиты чертежей и проектной документации формата PDF;
• заверения чертежей, графиков работы и др.

Помощник предпринимателя

«КриптоАРМ» — специализированное ПО, созданное под программу взаимодействия электронных подписей. Это удобный и финансово выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.

«КриптоАРМ» работает с форматами:

• jpeg;
• rar;
• png;
• ppt;
• видеофайлы;
• расширения базы данных и т. д.

Программа имеет несколько версий, каждая наделена уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляется бесплатно. Платные версии дают тестовый период, за который пользователь может выбрать необходимые для работы функции.

После установки на ПК программа позволяет нанести электронную подпись на файл из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы слегка различен. Но в обоих вариантах работа завершается пунктом «Подписать».

Как подписать ЭЦП

Для работы в личном кабинете на сайте ФНС нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. С её помощью можно сдавать отчётность онлайн, за исключением декларации по НДС. Помимо подписи, необходим идентификатор налогоплательщика.

Что нужно сделать, чтобы его получить:

• перейти на страницу сервиса самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе сдачи налоговой отчётности;
• указать электронный адрес и пароль;
• перейти по ссылке активации профиля, которая будет отправлена на электронную почту;
• когда заявление будет успешно обработано, за сертификатом будет закреплён индивидуальный идентификатор абонента.

После этого можно вести электронный документооборот с налоговой через личный кабинет.

Часто встречающиеся трудности в работе с ЭЦП

Причины возникновения ошибки:

• сертификат не установлен или не настроен в системе;
• не установлено ПО «КриптоПро»;
• установлен Word младше версии 2007 года (чаще всего это 2003 год);
• срок службы сертификата закончен;
• попытка продублировать сертификат на документе;
• применение несовместимого с «КриптоПро» программного обеспечения.

В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины сбоев вскрываются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.

Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа выдаётся ошибка, значит, на ПК не установлены программные пакеты от «КриптоПро». По законодательству только это ПО имеет официальное признание в Российской Федерации. Его функционал и средства защиты отвечают требованиям ФСБ.

«Астрал-М» выпускает электронную подпись для физических лиц, ИП и организаций. С ней можно работать на большинстве государственных порталов, подписывать отчётность и любые документы, в том числе в формате Word и PDF. Специалисты нашей техподдержки готовы оказать помощь в установке ЭЦП на компьютер и настройке рабочего места.

Электронная подпись так же законна, как и собственноручная. Суд, налоговая и банки это знают

По закону усиленная электронная подпись приравнивается к собственноручной — это регламентирует Федеральный закон об «Электронной подписи» и подтверждает Гражданский кодекс (ст. 160).

Дела между предпринимателями рассматривает Арбитражный суд — Арбитражный кодекс РФ признает электронные документы письменными доказательствами и принимает их к рассмотрению (ч. 3 ст. 75 АПК РФ).

Речь идет именно об электронной подписи. Для документов с минимальным финансовым риском может быть использована простая электронная подпись через пароль или код-подтверждения в смс. Для остальных используется усиленная электронная подпись, созданная путем криптографических преобразований. Такую подпись сервис выдает вам только после подтверждения личности. Для этого используются ваши паспортные данные и фото или личная встреча с вами.

Но есть и недействительные способы подписать документ — например, некоторые приложения предлагают вам наложить рисунок вашей подписи на скан документа или подписать документ пальцем по экрану. Это бесполезно — такой способ подписания не имеет юридической силы. В суд с таким идти не стоит.

Когда документ подписан электронной подписью, можно установить конкретные факты: кто, когда, какой документ подписывал. Эти данные отображены в сервисе и в штампе на документе. Вот так:

Там не должно быть рисунков, имитирующих рукописную подпись. Это так не работает.

Кратко: все в порядке, если вы используете Nopaper, СБИС, Диадок. Тут все чисто.

Как подать электронный документ в суд

• Cкачайте из сервиса ЭДО документ и файлы электронной подписи (они потребуются, только если у вас квалифицированная электронная подпись).
• Приложите их к прочим документам и передайте через онлайн-систему суда: «Мой арбитр» для арбитражных судов, ГАС «Правосудие» — для судов общей юрисдикции. Или принесите в суд на диске/флеш-карте.
• Уточните в суде, возможно, им потребуется также скриншоты из системы ЭДО (заверенные организацией или нотариально).

Также вас могут попросить подать электронные документы в печатном виде, тогда:

• Распечатайте документ.
• Заверьте документы внутри организации.
• Подайте в суд с общим пакетом документов.

Если вы используете подпись типа НЭП, приложите к пакету документов

Такие проблемы возникают и с бумажными документами, когда кто-то из участников говорит, что впервые их видит, и это не его подпись. Чтобы проверить, кто прав, проводят почерковедческую экспертизу. А в случае с электронной подписью — техническую экспертизу электронной подписи.

Ее назначают, если есть подозрения, что кто-то из участников пользуется поддельной электронной подписью или изменил документ в процессе пересылки или после подписания.

Суд обратится к оператору ЭДО, и тот предоставит технические материалы, которые помогут установить корректность подписи и документов.

Будут ли в суде слушать про какие-то крипто-экспертизы? Будут, уже есть практика

Когда люди сталкиваются с чем-то новым и непонятным, им обычно не хочется разбираться. В судах тоже работают люди, поэтому логично бояться, что ни про какие крипто-штуки они слушать не захотят.

Но чем больше у судов практики подобных случаев и прецедентов — тем проще им работать с новыми форматами. Опыт наших коллег показывает, что суды уже научились работать с электронными документами — приведем несколько случаев из практики юридической компании RTM Group.

Кейс 1. Компании «Ладья Ривер» отказали в регистрации электронных документов в Росреестре

Компания не могла зарегистрировать документы и в 2021 году обратилась RTM Group, чтобы провести экспертизу и подтвердить их корректность: что они были подготовлены в нужные сроки и с соблюдением всех требований.

Эксперты установили, что при заверении документа использовалась квалифицированная усиленная электронная подпись(по алгоритму ГОСТ Р 34. 10-2012). И что исследуемая ЭП полностью соответствует требованиям Приказа Минэкономразвития России от 20. 2015 N 861 «Об утверждении формы и состава сведений акта обследования, а также требований к его подготовке» и определили дату окончания срока действия сертификата электронной подписи.

Это позволило «Ладье Ривер» отстоять свои права и доказать в споре, что документы были поданы корректно и своевременно ✔

Кейс 2. «Центральная ТЭЦ» обанкротилась, ее имущество распродали. Но торги хотели признать недействительным из-за сомнения в электронных документах

Суд сомневался, что участник подал заявку вовремя и с той ценой, которая указана в документе. Было опасение, что он скорректировал данные уже после подписания и отправки заявки: так он мог бы манипулировать результатами торгов в свою пользу и купить лот более выгодно.

Эксперты RTM Group должны были определить, вносились ли изменения в поданную участником заявку после ее отправки, и корректировался ли протокол торгов после его подписания электронной подписью представителя. Если бы это подтвердилось — торги были бы признаны недействительными.

По итогам экспертизы RTM Group опровергли предположения о корректировке документов: ни в протокол, ни в заявку не вносились изменения после подписания. Дата заявки и ценовое предложения корректны.

Результаты торгов признали действительными ✔

Могут ли возникнуть проблемы и тяжбы при использовании электронных документов? Конечно могут, это же документы. Меняется только формат, но как раньше люди кричали «я этого не обещал», как потом говорили «это не моя подпись, я такого не подписывал», так и теперь могут говорить, что все подстроено.

Это работает в обе стороны — некоторые врут, что им обещали, подделывают документы, или пытаются подделывать электронные подписи, что вскрывается на экспертизе.

А иногда люди просто друг друга недопоняли. Такие конфликты лежат не в плоскости формы документа, и для их разбора не важно, напечатан он был или отправлен через приложение. Суд примет хоть бумажный, хоть электронный вариант и будет разбираться не с формой, а с содержанием.

Для корректной работы сервисов МИГ24 используйте Google Chrome или Chromium.

Требуется обновить плагин.

Важно: выполняемые функции Подпись и Проверка подписи реализуются через специальное программное обеспечение КриптоАРМ ГОСТ, которое устанавливается отдельно на рабочее место.

Для использования подписи и проверки подписи документов, на рабочем месте должен быть установлен криптопровайдер (рекомендуется КриптоПРО CSP 5 и выше).

Подписать документ можно из разделов модуля КриптоАРМ Документы :

Для подписи файла необходимо добавить его в соответствующий раздел документов и выбрать операцию Подписи.

Отправить на подпись можно как один, так и несколько документов одновременно.

При выборе пункта Подписать текущий интерфейс блокируется, а документы, отправленные на подпись, приобретают статус Заблокирован. В браузере появляется диалоговое окно со ссылкой на открытие КриптоАРМ ГОСТ, где необходимо подтвердить действие запуска стороннего приложения.

Открывается приложение КриптоАРМ ГОСТ, где в диалоговом окне требуется разрешение на выполнение запросов с сайта.

После подтверждения разрешения, все выбранные на подпись документы появляются в мастере Подписи и шифрования КриптоАРМ ГОСТ. Если нажать кнопку Отмена, то документы не будут загружены в мастер Подписи и шифрования.

После загрузки документов в КриптоАРМ ГОСТ, пользователь может подписать документы ранее выбранным сертификатом. В случае, если сертификат не выбран, пользователю необходимо выбрать сертификат нажав на соответствующую кнопку меню :

В открывшемся окне выделить сертификат и нажать кнопку Выбрать.

Для изменения сертификата подписи необходимо в контекстном меню Сертификата подписи  выбрать пункт Заменить.

Если сертификат подписи выбран, то, после установки флага Документы просмотрены, становится доступна кнопка Подписать.

По нажатию кнопки Подписать приложение КриптоАРМ ГОСТ сворачивается, в браузере модальное окно блокировки интерфейса закрывается, а подписанные документы загружаются на сайт.

Отмена подписи документов происходит по нажатию соответствующей кнопки в модальном окне блокировки интерфейса или в приложении КриптоАРМ ГОСТ.

Сфера применения электронного документооборота всё время расширяется. Сейчас ЭДО используется не только в бизнесе или кадровом делопроизводстве, но и при взаимодействии с судом. Подробнее об ЭДО с российской судебной системой — в нашей статье.

ЭДО и суд

Сокращение бумажного документооборота — один из важнейших факторов в судебном делопроизводстве. Организация электронного документооборота в суде не только способствует упрощению процедур подачи исковых заявлений и письменных доказательств, но и позволяет снизить затраты на логистику, а также минимизировать риски утраты документов. Подача электронных документов в суд стала возможной ещё в 2016 году, однако более-менее полноценно система начала работать только в 2017 году.

Примеры реализации электронного документооборота в судах:

• подача исков в электронном виде и электронная регистрация заявлений,
• представление отзывов на иски через заполнение специальной формы на официальном сайте арбитражного суда и др.

Также система электронного документооборота суда позволяет отправлять уведомления участникам судебных процессов через интернет или в смс-сообщениях.

Организация электронного документооборота в арбитражных судах, помимо уже перечисленных возможностей, позволяет быстро получить информацию о судебных делах, узнать о принятых решениях в режиме реального времени, а также ознакомиться текстами решений арбитражного суда.

Какие документы можно подавать в суд через интернет

В суд через интернет можно подавать процессуальные документы, в том числе иски и возражения на них, заявления о выдаче судебного приказа, письменные ходатайства, жалобы и др.

Кроме того, в электронном виде в суд можно передавать приложения к процессуальным документам (переписку сторон, документы об уплате госпошлины и тому подобное), а также копии документов, являющихся письменными доказательствами, если суд не потребовал представления их подлинников.

Электронные документы, предназначенные для подачи в суд, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Такой вид электронной подписи гарантирует юридическую значимость электронных документов, делая их равнозначными бумажным документам, подписанным рукописной подписью.

Если необходимо подать документы в арбитражный суд, используется информационная система «Мой арбитр». Электронный документооборот в судах общей юрисдикции реализуется через ГАС «Правосудие». Кроме того, данная система используется для обращения в судебный участок мирового судьи.

Требования к электронным документам, подаваемым в суд

Особенности взаимодействия с судом при электронном документообороте включают в себя определённые требования к электронным документам, которые заявитель подаёт в суд:

• документы должны подаваться в разрешённых форматах: pdf, docx, doc, rtf, xls, xlsx или odt, а также jpeg (jpg), png или tiff, если файл — графический;
• размер файла не должен превышать 30 мегабайт;
• документ должен отправляться в том формате, в каком он был на момент его подписания;
• имя файла должно содержать наименование документа и количество листов в нём — это необходимо для его идентификации;
• не допускается использование средств защиты от копирования и печати.

Для обращения в суд посредством ЭДО формируется соответствующий процессуальный документ. Предусмотрено два способа: с применением специальных инфосистем и отдельно (вне систем).

В первом случае электронный документ формируется в системе «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие». При этом его обязательно подписывают квалифицированной электронной подписью.

Если заявитель готовит обращение вне системы, то создаётся скан бумажного документа, который затем передаётся в суд через интернет. Скан также должен быть подписан с применением КЭП.

Преимущества подачи документов в электронном виде

В первую очередь подача электронных документов удобна тем, что позволяет сэкономить средства и время, ведь на передачу подготовленного документа не нужно тратить деньги и ждать, пока письмо будет доставлено. Помимо очевидных преимуществ, существуют и другие плюсы применения судебных информационных систем:

• Передача и получение файлов с документами происходят без задержек. Это крайне важно, поскольку в случае нарушения установленных сроков подачи документов заявление вернут без рассмотрения.
• Переданные документы сохраняются в системе. Это позволяет обращаться к ним в любое время, а также следить за историей ведения дела.
• В отличие от судебной канцелярии сервисы работают круглосуточно. Вы можете передать суду подготовленный документ в любой момент.
• Функции инфосистем позволяют в режиме реального времени следить за ходом судебного разбирательства. При необходимости можно отправлять дополнительные документы, которые могут потребоваться для дела.

Если электронный документооборот вам необходим для работы с контрагентами, налаживания кадрового делопроизводства в электронном виде, а также взаимодействия с госорганами, организуйте ЭДО с помощью наших систем: Астрал. ЭДО или 1С-ЭДО. Сервис Астрал. ЭДО позволяет вести одновременно несколько компаний в одном в личном кабинете и будет удобен, если вы работаете с продукцией, подлежащей обязательной маркировке. Пользователям 1С подойдёт 1С-ЭДО — работа с ним будет проходить в привычном интерфейсе, а устанавливать дополнительное ПО не потребуется, поскольку модуль ЭДО уже встроен в систему.

Деловые вопросы все чаще решают в дистанционном формате. Чтобы избежать бумажной волокиты, сдавать отчетность в налоговую или заключать договоры с крупными компаниями, директору фирмы понадобится электронная подпись.

Что такое электронная подпись и какие плюсы она дает директору

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог реальной подписи человека, которую используют для подписания документов в электронном виде. Бывает несколько видов ЭП, но руководители организаций чаще всего используют квалифицированную ЭП или КЭП. Она нужна, чтобы сдавать отчетность в налоговую или подписывать документы в сервисах электронного документооборота. С ее помощью входят в информационные системы, утверждают документы, подтверждают действия.

ЭП и ЭЦП — означает одно и то же — это сокращение словосочетания «электронная подпись». «ЭЦП» — устаревшее сокращение, но оно еще массово используется.

Авторизация в системах торговли и информации

Без электронной подписи руководитель не сможет работать в популярных информационных системах:

• тендерных площадках: ЭТП госзакупок, в том числе, гособоронзаказа, коммерческих торгов, торгов имущества банкротов;
• систем для сдачи налоговой отчетности, передачи сведений в ПФР и т.д.;
• подачи иска в суд, например, через систему «Мой Арбитр»;
• обращения в госорганы, например, в Ростехнадзор или Минпромторг;
• цифровой маркировки Честный ЗНАК;
• получения госуслуг;
• работы с банками и партнерами с помощью ЭДО;
• закупок через интернет-магазины, например, Wildberries;
• решения других вопросов.

Оформить такую подпись можно с помощью Удостоверяющего центра. Например, УЦ Контура поможет подготовить заявку на выдачу сертификата ключей подписи, выбрать и приобрести подходящий токен, настроить компьютер для работы с ЭП, установить сертификат, а еще — будет оказывать техподдержку и подсказывать, как работать с торгами и на госсайтах.

После этого с учетной записью Госуслуг директор сможет создать личные кабинеты организации в других госсистемах. Например, в ЕИС госзакупок, на восьми федеральных торговых площадках, системе ЛесЕГАИС и других.

Без аккаунта на Госуслугах можно регистрироваться в коммерческих системах. В большинстве случаев для регистрации понадобится электронная подпись. Например, в банковском сервисе для оформления независимой гарантии предварительная регистрация на Госуслугах не требуется, достаточно электронной подписи директора.

Использование системы Честный ЗНАК с применением ЭП директора

Электронная подпись также нужна руководителю, чтобы подключиться к системе для электронного документооборота с партнерами, например, к Контур. Диадоку.

Ведение дел без личного присутствия

С электронной подписью директор может перевести в онлайн-формат рабочие процессы: от регистрации фирмы до уплаты налога на прибыль.

Сайт Госуслуг позволит открыть свое дело и зарегистрировать компанию, портал госзакупок — найти заказ на продукцию, банковские приложения — оформить независимую гарантию, интернет-магазины — реализовать товары без участия в тендерах, а сервисы налоговой — сдать отчетность. И все это возможно без личного посещения всех этих инстанций.

Электронная подпись директора заменяет его личную подпись и позволяет утверждать действия руководителя компании и подписывать документы, в том числе контракты, из любой точки мира. Главное — правильно настроенный компьютер и стабильный доступ в интернет.

Обращайтесь за помощью в получении электронной подписи в удостоверяющий центр Контура. Цены на поддержку сертификатов ФНС специалистами УЦ Контура начинаются от 2,5 тыс. руб.

Уплата налогов через порталы

Если у директора есть электронная подпись, фирма может сдать отчетность, заплатить налоги, оплатить госпошлины или торговый сбор в онлайн-формате. Вот какие дистанционные способы уплаты налогов рекомендует использовать ФНС:

• Сайт Госуслуг. Для перевода денег понадобится уникальный номер (УИН) из налогового уведомления.
• Банковские сервисы, раздел «Платежи». Для перечисления средств понадобится УИН из уведомления или QR-код.

Остальные сервисы ФНС, например, мобильное приложение, подходят только для физлиц.

Использование ЭП директора в личном кабинете ФНС

Выбор УЦ для приобретения ЭЦП

Куда обращаться директору за оформлением ЭП, зависит от сферы деятельности организации. С 2022 года директора фирм и ИП получают сертификаты в государственных УЦ. Это новые правила законодательства. Руководители коммерческих фирм получают сертификаты ЭП в налоговой или у доверенных лиц УЦ ФНС, руководители финансовых организаций — в УЦ Банка России, а госучреждения — в Казначейство.

Если у директора уже есть электронная подпись, полученная в коммерческом УЦ, то она продолжит действовать до 31 декабря 2022 года. При этом УЦ должен быть аккредитован по новым правилам из 63-ФЗ.

Рядовые сотрудники продолжат оформлять ЭП в аккредитованных коммерческих удостоверяющих центрах. Контур входит в число аккредитованных УЦ. Возможно, электронная подпись понадобится сотрудникам, которые раньше не оформляли ее — ФНС будет выдавать подписи директору только в единственном экземпляре и копировать ее для сотрудников будет нельзя.

Также можно обратиться за помощью в получении ЭП в коммерческие удостоверяющие центры. Например, УЦ Контура помогает директорам коммерческих фирм оформить электронную подпись в ФНС и оказывает техподдержку после получения сертификата.

Как директору получить подпись

Инструкция, как директору фирмы получить сертификат ЭП в ФНС:

• Подготовить документы для оформления подписи: паспорт, СНИЛС, ИНН. Подробный список мы перечислили в следующем разделе статьи
• Лично обратиться в ФНС за выпуском сертификата. Записываться на прием не нужно, инспекции выдают сертификаты в порядке живой очереди. Выбрать инспекцию и время посещения можно на сайте налоговой — обратите внимание, что сертификаты выдают только некоторые инспекции. При себе, кроме документов, нужно иметь токен для записи на него сертификата ЭП.

Личное обращение нужно только при получении первого сертификата ФНС. Так налоговая проверит, что сертификат получает именно руководитель, а не третье лицо. Получить следующие сертификаты можно удаленно.

Если руководитель — иностранный гражданин, то порядок получения сертификата ФНС для него схожий. Им нужно предоставить номер СНИЛС и ИНН физлица, а также нотариальный перевод документа, удостоверяющего личность.

В Центробанке

УЦ Банка России предлагает оформить ЭП несколькими способами: лично в пункте выдачи или онлайн в личном кабинете на сайте УЦ. Вот как оформить ЭП в УЦ Банка России онлайн:

• Создать запрос на получение сертификата ЭП.
• Создать заявку на получение сертификата без личного посещения УЦ.
• Дополнить заявку документами, которые необходимы для выпуска сертификата.
• Дождаться результатов проверки документов и сообщения о том, что сертификат готов.

Инструкция по получению сертификата есть на сайте УЦ Банка России. Подробные правила выдачи сертификата можно посмотреть в Указании Банка России от 10. 2021 № 5750-У и Порядке реализации функций и исполнения обязанностей УЦ ЦБ РФ.

В Казначействе

Порядок получения сертификата в Казначействе похож на эти процессы в ФНС и Банке России. Казначейство, как и налоговая, выдает сертификаты ЭП директорам госучреждений после установки СКЗИ на компьютер пользователя и покупки в любой сторонней организации носителя для сертификата. Основание для выдачи сертификата — обращение в организацию и подача документов. Подробная инструкция по оформлению ЭП есть на сайте Казначейства.

Какие документы нужны для приобретения ЭЦП руководителю

Точный перечень документов, который понадобится для оформления электронной подписи, зависит от того, где руководитель планирует получить сертификат ЭП. Для получения сертификата ключей подписи в налоговой понадобятся:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН или его номер;
• заявление на получение сертификата.

УЦ Банка России и Казначейство при обращении за оформлением ЭП на имя директора дополнительно запрашивают документы, которые подтверждают полномочия руководителя. Например, выписку из устава или копию выписки из ЕГРЮЛ.

Личный документ (паспорт, ИНН, СНИЛС)

Документы директора понадобятся для оформления электронной подписи в любом случае, вне зависимости от того, куда руководитель обращается за выдачей сертификата.

Предоставить эти документы придется и при оформлении ЭП с помощью УЦ Контура. В этом случае руководителю необходимо зайти в личный кабинет на сайте УЦ Контура и загрузить туда скан или фото паспорта. СНИЛС фотографировать не нужно, достаточно его номера. После внесения этих данных номер ИНН загрузится автоматически.

Отправка заявки на получение сертификата ЭП через личный кабинет УЦ Контура

Заявление на оформление ЭЦП

При посещении удостоверяющего центра сотрудник УЦ поможет заполнить руководителю согласие на обработку персональных данных и заявление на выдачу сертификата ЭП. Если директор обращается в УЦ не лично, а через сайт соответствующего ведомства, запрос на выпуск сертификата руководителю компании придется подготовить самостоятельно.

При подаче обращения через УЦ Контура, заявка на сертификат сформируется автоматически. При этом большая часть данных загрузится автоматически из базы данных налоговой.

Документ, подтверждающий полномочия руководителя

Удостоверяющий центр налоговой не запрашивает у директора компании при оформлении электронной подписи документы, которые подтверждают его полномочия. Эту информацию ФНС берет из своих баз данных. Если в базе будет указан не тот руководитель, то нужно будет отдельно обратиться в ФНС, чтобы исправить информацию — и тогда понадобится предоставить документ, который подтвердит полномочия директора.

УЦ Банка России и Казначейства в любом случае попросят приложить к заявлению документы, которые подтверждают назначение директора на должность и содержат информацию о длительности его полномочий.

Учредительные документы компании

Раньше эти документы обычно спрашивали у руководителя фирмы при оформлении ЭП в коммерческих УЦ. Сейчас, когда директор обращается за сертификатом ЭП в налоговую, их не запрашивают, так как ФНС проверяет сведения по своим базам данных. Учредительные документы могут понадобиться, если в базах данных информация неактуальна и ее нужно обновить.

УЦ Банка России и Казначейства могут запросить выписку из устава, если она внесет ясность в то, на какой срок назначен или выбран на должность директор компании.

Краткие тезисы статьи

С 2022 года руководители организаций обращаются за электронной подписью в ФНС, в УЦ Банка России или Казначейство. Куда именно обращаться, зависит от вида организации.

Процесс получения сертификата схож с тем, как руководитель получал сертификат ранее — в коммерческом УЦ. Нужно подготовить документы, создать заявку на сертификат, получить сертификат лично или загрузить его на компьютер через личный кабинет на сайте соответствующего ведомства. Чтобы работать с электронной подписью, понадобится настроить компьютер, установить СКЗИ и сертификат.

При оформлении первой ЭП в УЦ ФНС руководителю придется посетить ведомство лично и подтвердить свою личность.

Чтобы упростить процесс получения электронной подписи и избежать ошибок обращайтесь в УЦ Контур.

Заявка на ЭЦП для суда«Мой арбитр» и ГАС «Правосудие»

С 2017 года документы подписанные электронной подписью можно подавать в российские суды в виде электронных файлов и (или) сканированных копий бумажного экземпляра, через интернет.

• Электронный документ необходимо подавать в суд из личного кабина системы «Мой Арбитр» (my.arbitr.ru), предварительно потребуется пройти регистрацию на портале госуслуг.
• Личный кабинет может создать только физическое лицо. Физическое лицо может представлять интересы юридического лица.
• Электронные документы может подавать в суд как само физическое лицо так и его представитель. Если документы физического лица отправляет представитель то, представитель должен использовать только свой личный кабинет.
• Физическому лицу или его представителю при отправке электронных документов с суд нужно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, которую можно оформить в нашем удостоверяющем центре.Электронная подпись документа должна иметь стандарт PKCS#7 и должна быть отсоединенной (т.е. в виде отдельного файла). Присоединенная электронная подпись не допускается. Так же можно подписать документ непосредственно в браузере используя плагин.Если электронный документ подписывают несколько лиц то, каждая подпись должна быть в виде отдельного файла.Если в тексте подаваемого электронного документа указано ФИО подписанта то, именно его квалифицированная электронная подпись должна использоваться при подписании.
• Электронная подпись документа должна иметь стандарт PKCS#7 и должна быть отсоединенной (т.е. в виде отдельного файла). Присоединенная электронная подпись не допускается. Так же можно подписать документ непосредственно в браузере используя плагин.
• Если электронный документ подписывают несколько лиц то, каждая подпись должна быть в виде отдельного файла.
• Если в тексте подаваемого электронного документа указано ФИО подписанта то, именно его квалифицированная электронная подпись должна использоваться при подписании.

Для примера расскажем детально. Если три стороны по всем правилам подпишут какой-либо электронный документ своими электронными подписями и сохранят все файлы в одной папке то, в папке будет содержаться 4 документа:

• заявление.pdf — сам документ
• заявление1.sig — файл подписи первой стороны
• заявление2.sig — файл подписи второй стороны
• заявление3.sig — файл подписи третьей стороны

Бесплатно, получить специальную утилиту, которая позволяет одному и более лицам создавать отсоединенную подпись в стандарте PKCS#7 можно тут.

• Отправляемый электронный документ должен быть в формате PDF и доступен для копирования. Защита файла от печати и копирования не допускается.
• Размер электронного документа в формате PDF не должен превышать 30 Мб. Для проверки размера файла нажмите правой кнопкой мыши на документ и выберите «Свойства», в открывшемся окне будет прописан его размер.
• Имя электронного документа должно соответствовать его характеристикам. Например, если вы отправляете доверенность от 15.01.2017 года на одном листе то, следует указать именно эти данные в имени документа — Доверенность_№1_150117г_1л.pdf
• Каждый отправляемый из системы «Мой Арбитр» электронный документ должен быть в виде одного файла, а не нескольких. Также не допускается в один файл сохранять два и более документа.

Полный комплект отправителя должен состоять из 4х компонентов

• Квалифицированная электронная подпись для системы «Мой Арбитр».
• Средство криптографической защиты информации (КриптоПро CSP).
• Ключевой USB-носитель (USB-токен или обычная флешка)
• Программа для подписания файлов электронной подписью на компьютере или плагин для подписания файлов прямо в браузере

По каким причинам могут отклонить ваши электронные документы?

• обращение в суд не адресовано данному суду;
• обращение в суд является идентичным ранее направленному обращению;
• документы нечитаемы, в частности: страницы документа (документов) перевернуты; документ (документы) содержит не все страницы; отсутствует возможность определить наличие всех страниц (нет нумерации); в файле отсутствует электронный документ или электронный образ документа; отсутствует связный текст;
• файл обращения в суд и (или) файлы прилагаемых к нему документов представлены в форматах, не предусмотренных Порядком подачи документов;
• обращение в суд и (или) прилагаемые к нему документы не представлены в виде отдельных файлов: в одном файле содержится несколько электронных документов или несколько электронных образов документов. Наименование файлов не позволяет идентифицировать документы, в них содержащиеся;
• файл обращения в суд и (или) файлы прилагаемых к нему документов и (или) данные, содержащиеся в них, не доступны для работы, в частности: защищены от копирования и (или) печати, содержат интерактивные или мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования;
• в нарушение законодательства и Порядка подачи документов обращение в суд в виде электронного документа не подписано усиленной квалифицированной электронной подписью либо обращение в суд в виде электронного образа документа не заверено усиленной квалифицированной электронной подписью;
• электронный образ обращения в суд не содержит графической подписи лица, обратившегося в суд;
• электронная подпись не соответствует документу, документ был изменен (модифицирован) после подписания его электронной подписью;
• номер дела (производства), указанный пользователем при подаче документов, не соответствует номеру дела (производства), указанному в обращении в суд;
• к обращению в суд, подаваемому представителем, не приложен документ, подтверждающий полномочия представителя на предъявление документов в суд;
• нарушены иные требования к электронным документам и (или) электронным образам документов, установленные Порядком подачи документов.

Подписание документов при подаче иска в арбитражный суд в электронном виде через систему «Мой арбитр»

Добрый вечер, дорогие форумчане! Не знаю, можно ли задавать вопросы подобного типа на данном форуме. Заранее прошу прощения. Проконсультируйте, пожалуйста. Может быть, кто уже сталкивался с подобным.

Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой

Удостоверение равнозначности (тождественности) представленных и изготовленных нотариусом документов входит в перечень нотариальных действий (ст. 103-8-103. 9-1 Основ законодательства о нотариате). Такие полномочия нотариуса позволяют обращаться к нему, если необходимо:

• Создать электронный документ на базе бумажного документа и подписать его электронной подписью — получится электронный образ, равнозначность которого оригиналу будет подтверждена нотариусом.
• Создать бумажный документ на основе представленного электронного документа, подписанного электронной подписью, и заверить его равнозначность электронному документу.
• Создать на базе представленного электронного документа такой же документ, но другого формата, то есть конвертировать исходник в другой формат (например, из jpg в PDF) и заверить его равнозначность оригиналу.

Изготовленные в результате указанных нотариальных действий электронные или бумажные документы будут иметь такую же юридическую силу, что и документы, представленные нотариусу. Электронные документы (образы) нотариус выдаёт клиенту, загружая их на представленный носитель, а бумажные — на руки.

Отправка электронных документов после нотариального преобразования и удостоверения

Зачастую преобразование документов и их нотариальное удостоверение необходимо не само по себе, а для отправки полученных документов адресату или представления в какую-либо государственную инстанцию. В решении этих задач тоже может помочь нотариус — это действие получило название «нотариальная телепортация документов».

На примере это выглядит так. Допустим, у вас есть подготовленный набор бумажных документов, которые нужно срочно представить в суд, а он находится за тысячу километров от вас. Да, можно самостоятельно направить документы через систему ГАС «Правосудие» или «Мой арбитр», но возникает проблема — отправитель не получил сертификат электронной подписи заранее, а без неё документы через эти системы не направить. В такой ситуации придёт на помощь нотариус:

• Вы представляете ему набор бумажных документов.
• Нотариус изготавливает на основе исходников электронные образы документов и одновременно удостоверяет их равнозначность исходникам с помощью своей усиленной квалифицированной электронной подписи.
• Заверенные нотариально электронные образы документов нотариус направляет в указанный вами суд.

Если документы нужно отправить конкретному получателю, например физическому лицу, целесообразно заранее договориться с ним, у какого именно нотариуса он сможет их получить. В этом случае после отправки документов получатель должен подойти к этому нотариусу и забрать документы. Если нужно, полученные электронные документы этот же самый нотариус переведёт в бумажный формат и, опять же, заверит их равнозначность электронным документам.

При отсутствии электронной подписи дистанционная отправка документов нотариусом — самый быстрый способ представления документов в нужную инстанцию или нужному адресату, например, контрагенту. По почте документы могут идти несколько дней, а то и недель. Не исключена их утрата. Курьерские услуги — тоже не отличаются высокой скоростью. И как бы вам ни хотелось сэкономить, за все услуги в любом случае придётся платить.

Что необходимо для получения нотариальной услуги, и сколько она стоит

При обращении к нотариусу достаточно представить документ или документы, которые нужно преобразовать, а затем подтвердить равнозначность. Если полученные электронные документы нужно забрать, понадобится носитель — устройство, на которое можно будет перенести файлы.

В работе нотариусы используют собственную нотариальную систему электронного документооборота и свои программно-технические средства изготовления и конвертации документов. Если потребуется подтвердить отправку документов, достаточно обратиться за этим к нотариусу.

Удостоверение равнозначности документов стоит 50 рублей за страницу. Техническая и юридическая работы нотариуса оплачиваются отдельно согласно его тарифам. В общей сложности затраты зависят от количества и содержания нотариальных услуг, которые вы закажете.

Ограничения в работе нотариуса

Нотариус работает не со всеми документами — есть некоторые ограничения. Нотариус не удостоверяет тождественность документов по сделке, совершённой в простой письменной форме, а также документов, которые удостоверяют личность. Кроме того, нотариус откажет в услуге, если представленный электронный документ не подписан электронной подписью необходимого вида, например усиленной квалифицированной электронной подписью.

Вместе с тем нет никаких проблем с преобразованием, удостоверением и отправкой документов, которые имеют установленную форму, то есть относятся к формализованным документам. При изготовлении, например, электронного документа на базе бумажного нотариус обязан сохранить форму и все обязательные реквизиты. Проще говоря, полученный документ будет иметь ту же самую обязательную форму, что и исходник. Так что если вам необходимо, скажем, отправить бумажную декларацию в налоговую инспекцию, то нотариус преобразует её в электронный формат, удостоверит равнозначность документов и отправит файл с электронным документом в ИФНС.

Эта статья была полезной?

Получить сертификат электронной подписи

Заполните заявку на выпуск сертификата